Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepţiilor şi întâlnirilor prieteneşti

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepţiilor şi întâlnirilor prieteneşti

 

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea şi participarea la mese, unde sunt invitaţi oaspeţi străini şi personalităţi locale, a încetat să mai fie o simplă acţiune de curtoazie, protocolară devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puţin oficial în care se desfăşoară, poate permite atât realizarea unor contacte mai strânse între participanţi, cât şi discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de muncă.

Reuşita unor astfel de mese, atingerea scopului urmărit, depind atât de oportunitatea acţiunii şi de alegerea oaspeţilor, cât şi de priceperea şi tactul cu care gazda invită, primeşte şi se ocupă de invitaţi.

a) Oportunitatea organizării meselor

În general, organizarea meselor diplomatice trebuie să urmărească un obiectiv precis, să constituie o acţiune de muncă, care să contribuie la susţinerea şi dezvoltarea activităţii organizatorului, la lărgirea şi întărirea contactelor cu persoanele invitate.

b) Alegerea invitaţilor

Alegerea invitaţilor, ca nivel şi număr, este determinată de:

ˇ           importanţa persoanei sau delegaţiei în cinstea căreia este oferită masa;

ˇ           scopul care se urmăreşte;

ˇ           nivelul la care are loc acţiunea respectivă.

Practica a demonstrat că pentru reuşita unei acţiuni de acest fel este necesar să existe un echilibru între nivelul şi numărul oaspeţilor străini invitaţi şi cel al reprezentanţilor gazdei, astfel ca participanţii să poată găsi subiecte de discuţie de interes comun.

La alegerea invitaţilor se va avea în vedere ca participanţii să se poată înţelege între ei într-o limbă de circulaţie internaţională, accesibilă tuturor. Oaspetele care nu cunoaşte nici o limbă de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă este dorită în mod deosebit, va fi invitat cu translatorul său.

c) Trimiterea invitaţiilor

Transmiterea şi primirea invitaţiilor reprezintă primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel că modul în care se derulează acest moment va contribui sau nu la reuşita acţiunii. Transmiterea invitaţiilor se face după ce în prealabil, persoanele care urmează a fi invitate au fost consultate asupra datei şi posibilităţii de participare. Menţionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaţia este un semn de respect şi consideraţie faţă de cel invitat.

Textul invitaţiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa şi va fi adresată persoanei şi nu funcţiei celui invitat. În măsura în care uzanţele locale prevăd, pe invitaţii va fi indicată şi ţinuta dorită la acţiune. În cazul protocolului românesc se foloseşte, în special, „ţinuta de oraş”, la dejun şi „haina de culoare închisă”, pentru dineu. În funcţie de nivelul şi importanţa care se acorda mesei, haina închisă poate fi folosită şi pentru dejun. Practica internaţională prevede pentru acest gen de acţiuni:

ˇ           „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oraş

ˇ           „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare închisă

ˇ           „cravate noire” – „black tie” – smoking.

Pe invitaţiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în colţul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaţiile transmise fără consultarea celui invitat vor purta menţiunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, răspunsul la invitaţie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de neparticipare, să invite o alta persona. Este recomandabil ca răspunsul să fie dat printr-o formulă care să includă mulţumiri pentru invitaţie şi precizarea că se va putea sau nu onora invitaţia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masă de o altă persoană, fără încunoştiinţarea şi asentimentul prealabil al gazdei.

Este important ca invitaţia să ajungă la destinatar cu cel puţin 10-14 zile înaintea acţiunii.

d) Plasamentul la masă

Locul de onoare este aşezat totdeauna pe latura care oferă, în funcţie de încăpere, privirii ocupantului fie uşa de intrare, fie fereastra dacă uşa este laterală, fie, în cazul în care şi uşa şi fereastra sunt aşezate lateral, perspectiva cea mai largă.

Plasamentul se face întotdeauna după ce a fost stabilită ordinea de precădere, atât a bărbaţilor cât şi a femeilor. Ordinea de precădere se face ţinând cont de funcţie. La nivel de reprezentare egal, vechimea în funcţie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza cărora se poate realiza ordinea de precădere. Femeile văduve sau divorţate au precădere – în principiu – asupra celor necăsătorite, atunci când nu au funcţie.

Pentru a înlesni identificarea locului la masă al fiecărui invitat, se vor folosi cartonaşe dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numărul invitaţilor este mare, pentru a se evita circulaţia în jurul mesei pentru identificarea plasamentului la masă, se foloseşte al doilea rând de cartonaşe pe care este schiţat planul general al mesei şi este marcat locul invitatului. În funcţie de numărul participanţilor şi formatul mesei, poate fi alcătuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeţilor. Se pot avea în vedere şi soluţii combinate, de plasament la masa în formă de potcoavă cu mese rotunde sau dreptunghiulare, în funcţie de nivelul participării la acţiuni şi numărul invitaţilor. În situaţia când la o masă se invită o persoană cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urmă poate ceda locul său acesteia. În caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este un celibatar sau soţia este absentă, se obişnuieşte ca locul de onoare din faţa gazdei să fie oferit soţiei invitatului cu gradul cel mai mare. Când se doreşte să se acorde oaspetelui de onoare (necăsătorit sau a cărei soţie este absentă) o atenţie deosebită, locul de onoare va fi cel din faţa soţiei gazdei. În acest caz, gazda-bărbat se aşează fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai politicos. În funcţie de nivelul la care are loc acţiunea, în situaţia în care există, locul translatorului poate fi: în spatele gazdei sau la masă, în stânga ei.

Masa Bufet

Se organizează când există interesul de a se invita un număr mai mare de persoane. Mâncărurile vor fi aşezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeţii se servesc singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare în acelaşi salon sau saloane alăturate, unde se pot aranja grupuri de măsuţe, pe care se aşează farfurii şi tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corectă şi cu gust a mesei creează o ambianţă plăcută şi uşurează atât serviciul ospătarilor, cât şi consumul mâncărurilor pregătite[1].

ˇ        Scaunele trebuie aranjate la distanţe potrivite: să nu fie prea aproape pentru ca vecinii să se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor şi nici prea depărtate încât discuţiile să fie stânjenite.

ˇ        Faţa de masă clasică este albă sau cu desene discrete de aceeaşi culoare (damasc). Înainte de a fi folosită, este indicat să fie controlată dacă este perfect curată şi recent călcată, astfel încât pliurile să nu împiedice aranjarea mesei. În cazul când sunt necesare mai multe feţe de masă (ceea ce trebuie evitat în măsura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor să se facă pe o linie cât mai puţin perceptibilă. Sub faţa de masă se întinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bună fixare a tacâmurilor şi, totodată, fereşte masa de pete.

ˇ        În ultimul timp, se folosesc în mod curent feţe mici de masă, individuale, făcute dintr-o pânză fină, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori. Feţele de masă individuale se folosesc numai când gazda dispune de o masă din lemn de calitate superioară şi perfect lustruită.

ˇ        Şerveţelele se aranjează în diferite forme, pliate în formă dreptunghiulară sau triunghiulară, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui în formă triunghiulară, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât să mascheze feliile de pâine sau chifle.

ˇ        Tacâmurile folosite la o masă oficială trebuie să fie de calitate bună, de preferinţă din argint sau argintărie. Gazda are obligaţia să le controleze înaintea fiecărei mese, spre a se încredinţa că sunt curate şi în bună stare. Nu este nimic mai neplăcut decât ca, în timpul unei mese, vreunui invitat  să-i cadă, de exemplu, mânerul cuţitului sau ca acesta să nu taie. De regulă, fiecare fel de mâncare se mănâncă cu tacâm separat. De aceea şi tacâmurile se aranjează în ordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iată, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

–              la dreapta farfuriei: lingura de supă, cuţitul de peşte, cuţitul de carne;

–              la stânga farfuriei: furculiţa de peşte şi cea de carne;

–              în faţa paharelor: furculiţa, cuţitul şi linguriţa de desert.

–              lamele cuţitelor vor fi întotdeauna îndreptate spre farfurie.

ˇ        Paharele se aranjează în faţa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numărul lor depinzând de cel al băuturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi două feluri de vin şi şampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru apă. Dacă aperitivul se serveşte direct la masă, se pune în plus păhărelul de ţuică (sau altă băutură)care, de obicei, se umple înainte de aşezarea oaspeţilor la masă. Paharele de lichior sau coniac se pun pe masă odată cu cafeaua sau puţin mai înainte.

ˇ        Masa se aranjează, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele două rânduri de tacâmuri. Ornamentul cel mai practic constă într-un aranjament de diferite flori cu tijele tăiate scurt, puse într-o vază joasă, astfel încât oaspeţii plasaţi faţa în faţă să se poată vedea cu uşurinţă. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjează fructe de sezon, bomboniere, precum şi diferite bibelouri de calitate superioară. Buchete mai mari de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ˇ        Ca piese accesorii, la o masă mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, muştar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la masă se serveşte peşte sau fructe care necesită folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a sâmburilor, se obişnuieşte ca în dreptul fiecărui invitat să se pună câte un bol cu apă, în care oaspeţii îşi vor putea clăti degetele. În apă se pot pune petale de flori, felii de lămâie etc.

f) Meniul

Meniul va fi întocmit în funcţie de oaspeţi şi sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei şi felul în care este servită. Se vor evita mesele prea încărcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat să se servească, în afara desertului, mai mult de două feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabileşte un meniu mai uşor. În general, nu se serveşte decât un singur fel de mâncare din carne. Numai la banchete se poate introduce şi al doilea fel. Alegerea desertului se face în funcţie de restul meniului: un desert mai uşor (salată de fructe, îngheţată), dacă celelalte feluri de mâncare au fost mai grele şi un desert mai consistent (tort, plăcintă etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salată), fie după acesta, dacă masa nu a fost prea încărcată.

Vinurile se aleg după componenţa meniului. La o masă nu se vor servi mai mult de două feluri de vin (alb, roşu) şi un vin dulce, desert sau şampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servită la masă sau într-un salon separat. Dacă se serveşte separat, după terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitând oaspeţii în salonul respectiv.

Unele reguli de etichetă referitoare la acţiunile protocolare enunţate

În cazul când şeful unei instituţii oferă o masă cu un număr mai mare de oaspeţi, este bine ca cel puţin unul dintre colaboratori să fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dacă vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator să întâmpine oaspeţii la ieşirea din vestiar, ajutându-i să ia cunoştinţă de plasamentul la masa. Acesta se face pe o placă specială, de obicei confecţionată din piele sau material plastic, în care se introduc bucăţi mici de carton, pe care se scrie numele fiecărui invitat, aranjate în jurul unei piese, de forma mesei, montată în mijlocul plăcii;

Sosirea la masă cu punctualitate trebuie respectată cu stricteţe, pe de o parte având în vedere că se pot servi unele mâncăruri fixe care se pregătesc „la minut”, pe de altă parte, pentru a evita ca ceilalţi invitaţi să aştepte pe cel întârziat. Pentru preîntâmpinarea unor asemenea situaţii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicată pe invitaţie să se servească drink-uri şi mici aperitive, în picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între toţi participanţii la masă.

Ţinuta la o masă este cea indicată pe invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu există, în funcţie de anotimp şi ora mesei, se va îmbrăca un costum corespunzător, care poate fi de culoare mai deschisă la prânz şi în orice caz de culoare închisă seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice masă, bărbaţii îmbracă însă cămaşă albă, cu pantofi şi ciorapi asortaţi culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grijă ca între ciorapi şi cravată să nu fie un contrast izbitor. La o masă de prânz, femeile pot îmbrăca o rochie simplă de zi, bine croită şi potrivită vârstei – în privinţa modelului şi culorii. La o masa de seară (dineu) se va prefera o rochie de mătase sau lână, mai închisă, cu croială simplă. Rochia de seară (de obicei mai lungă, dintr-un material închis şi mai greu) nu se poartă decât atunci când bărbatul este în smoking sau frac. Portul pălăriei la prânz este uzual, chiar la o rochie de stradă. De asemenea, în special la o masă de seară, se obişnuieşte să se poarte mănuşi. Lungimea şi culoarea acestora depind de croiala rochiei şi de gustul personal.

Când ospătarul anunţă că masa este servită, gazda-bărbat invită pe soţia oaspetelui principal şi o conduce la locul ei. Gazda-femeie invită pe oaspetele de onoare să între în sufragerie, dar ea trece după intrarea tuturor oaspeţilor. La sfârşitul mesei, gazda-femeie se ridică şi iese prima din sufragerie.

Înainte de invitarea la masă, gazda va avea grija să recomande între ei pe oaspeţii care nu se cunosc.

Servitul mesei începe întotdeauna cu oaspeţii-femei, în ordinea de precădere a acestora şi continuă apoi cu bărbaţii, astfel încât gazda-soţie va fi servită ultima dintre femei, iar gazda-soţ ultimul dintre bărbaţi.

Se va controla cu grijă îmbrăcămintea ospătarilor, ea trebuind să fie curată şi de aceeaşi croială. De asemenea, ospătarii vor fi instruiţi cu privire la ordinea în care vor fi serviţi oaspeţii şi la comportarea în timpul mesei (să nu fie zgomotoşi, să nu servească sau să circule în timpul toasturilor, decât dacă este necesar să umple paharele etc.).

Cei ce stau împreună la aceeaşi masă au obligaţia de a discuta între ei. A proceda altfel înseamnă o totală lipsă de politeţe. În cazul când doi oaspeţi plasaţi unul lângă altul nu se cunosc, bărbatul poate arăta vecinei sale cartea lui de vizită, din dreptul tacâmului, spunând: „Numele meu, al dv.?” sau numai „numele meu”, în timp ce se uită spre cartea de vizită a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care ospătarii servesc oaspeţii cu ţigări. În cazul când ţigările sunt pe masă, de obicei nu se fumează înainte de a se trece la ultimul fel de mâncare (carne) sau până când gazda nu face o invitaţie în acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei dă semnalul de plecare, părăseşte locuinţa gazdei, în mod obişnuit, după 1/2-1 oră de la terminarea mesei. Bineînţeles, în această privinţă nu există o regulă fixă, plecarea oaspetelui principal fiind în funcţie şi de alte elemente ca: atmosfera existentă şi natura discuţiilor care se poartă, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. În cazul când unii invitaţi au obligaţii care nu le permit să aştepte plecarea invitatului principal, vor putea părăsi locuinţa, scuzându-se atât faţă de acesta, cât şi faţă de gazdă.

B. Organizarea cocktailurilor şi recepţiilor

Cocktail-urile şi recepţiile se organizează în diferite împrejurări ca: ziua naţională, prezenţa în ţară a unei delegaţii străine etc. În general, cocktailurile se organizează în ocazii mai puţin oficiale şi au loc după-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepţiile au un caracter mai oficial, în cinstea unei delegaţii de înalt nivel etc., ele având loc mai ales seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaţii se menţionează, de obicei, ocazia cu care se oferă cocktailul sau recepţia respectivă. Oaspeţii vor fi salutaţi, la sosire şi plecare, de către gazdă şi soţia sa şi, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebită trebuie să se acorde atenţiei faţă de oaspeţi, urmărindu-se ca gazdele să se întreţină cu cât mai mulţi oaspeţi şi în special cu personalităţile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul să le abordeze în ziua respectivă să fie pregătite cu multă grijă, indicându-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele şi cui anume, astfel încât aceleiaşi persoane să nu i se ridice probleme similare de către diferiţi membri ai instituţiei.

C. Ceaiuri şi întâlniri prieteneşti

Ceaiurile sunt acţiuni protocolare organizate, fără o ocazie deosebită, cu scopul de a se crea o ambianţă propice unor discuţii amicale. Ceaiurile se organizează fie dimineaţa între orele 10.30-11.30 sau după-amiaza, începând cu orele 16.00 până la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolată, iar în încheiere diferite sucuri.

---