ELEMENTE DE PROTOCOL

ELEMENTE DE PROTOCOL 

1. Rolul protocolului

Ceremonialul creează cadrul şi atmosfera în care urmează să se desfăşoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codifică regulile care guvernează ceremonialul, al cărui obiect este de a oferi fiecărui participant prerogativele, privilegiile şi imunităţile la care are dreptul. Ceremonialul şi protocolul garantează egalitatea în drepturi a partenerilor, care permite fiecăreia dintre ei să-şi facă auzită în mod liber vocea. Şi unul şi celălalt impun curtoazia care trebuie să guverneze raporturile între oamenii de bună credinţă. Ceremonialul şi protocolul guvernează, de asemenea, negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o incidenţă zilnică asupra vieţii şi activităţii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determină ordinea de precădere între parteneri.

2. Eticheta

„Regulile de conduită” sau „regulile de comportare” la care se referă eticheta contribuie la buna desfăşurare a relaţiilor din societate, în general, şi la o desfăşurare normală a activităţii in afaceri în special. Este foarte importantă cunoaşterea şi aplicarea acestor reguli de către fiecare partener, dat fiind că necunoaşterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretări eronate, la complicaţii relaţionale care depăşesc sfera relaţiilor strict personale ale celor în cauză. Nu se pot concepe relaţii între parteneri fără contactul uman necesar şi, în cadrul acestui contact, fără respectarea unor reguli de etichetă.

Necunoaşterea acestor reguli poate fi considerată, în ultimă instanţă, o lipsă de competenţă profesională a unei persoane chemate să reprezinte interesele unei părţi pe planul relaţiilor specifice. În concluzie, însuşirea şi respectarea unor reguli de eticheta pot şi trebuie să constituie o sarcină de ordin profesional.

A. Ţinuta fizică (pe stradă şi în societate)

Este foarte important ca partenerii să aibă o ţinută corectă, îngrijită, să se controleze permanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greşit să te sprijini de spătarul unui scaun sau de perete, să ţii mâinile în buzunar sau să te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat să stai cu spatele la altă persoană care este aşezată pe scaun, fotoliu sau canapea. Aşezarea pe scaun sau canapea trebuie făcută de aşa manieră încât să nu denote o stare de plictiseală sau satisfacţia de a fi cucerit un loc pe care nu eşti dispus să-l cedezi. Trebuie evitată strângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capului de spătar, bătutul cu degetele pe braţele scaunului. Încrucişarea genunchilor la prea mare înălţime trebuie, de asemenea, evitată. Femeile trebuie să acorde mare atenţie felului cum stau pe scaun şi cum îşi încrucişează picioarele, astfel încât rochia să poată acoperi genunchii. În timpul conversaţiei este nepoliticos să-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai multă greutate argumentelor personale sau să-l aprobi bătându-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesivă, un râs zgomotos, tusea, strănutul şi alte zgomote dizgraţioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie faţă de o altă persoană sau de un grup de persoane. El comportă, în mimică şi în ţinută, o serie de nuanţe care pot să-i modifice sau să-i completeze sensul, să constituie o expresie de stimă sau o simplă obligaţie formală. Câteva reguli de baza în legătură cu salutul:

ˇ        bărbaţii salută primii femeile;

ˇ        persoanele mai tinere salută primele pe cele mai în vârstă;

ˇ        subalternii salută pe superiorii in grad.

Răspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsă de politeţe. Este recomandabil ca bărbatul când salută cu pălăria să o ţină de calotă, înclinând uşor capul şi privind la persoana salutată. Dacă mâinile îi sunt ocupate, se acceptă salutul printr-o simplă înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se face printr-o înclinare a capului. De obicei, femeia răspunde la salut printr-o uşoară înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu o persoană cunoscută pe care nu doreşti, totuşi, s-o saluţi, eschivarea trebuie făcută cu tact. Când este întâlnită o persoană care pare cunoscută, fără a o putea identifica imediat, este preferabil, să fie salutată. Persoanele care se află intr-o maşina salută primele persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fost văzute. Dacă persoana cunoscută este împreună cu mai mulţi prieteni, necunoscuţi celui care salută, se salută tot grupul. În timpul salutului se folosesc şi formulele: „bună dimineaţa, bună ziua sau bună seara”. La întâlnirile oficiale se pronunţă denumirea rangului: „bună ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strângerea de mână poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorbă sau a continua drumul împreună, fie cu ocazia prezentării lor. În cazul strângerii de mână rolurile sunt inversate: femeia este aceea care întinde prima mâna, persoana cea mai în vârstă celei mai tinere şi persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secundă, cele două persoane se privesc în ochi în momentul strângerii mâinii.

În toate împrejurările, bărbaţii se scoală pentru a strânge mâna interlocutorului; femeile, în schimb, nu se ridică în picioare decât când este vorba de o persoană mult mai în vârstă sau pe care doreşte s-o onoreze în mod special.

Sărutul mâinii continuă încă să fie practicat în numeroase locuri sau împrejurări, fiind considerat ca o formă de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârstă sau căsătorite, de soţii de înalţi demnitari etc. Sărutul mâinii se face într-o formă politicoasă, prin aplecarea corpului, iar în anumite împrejurări este recomandabil să se simuleze gestul (în aer liber, de exemplu). Este greşit să se sărute mâna înmănuşată. De asemenea, este greşit să se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se află împreună.

C. Prezentările

În probleme de etichetă, de o deosebită importanţa în activitatea partenerilor este felul în care se fac prezentările. În această privinţă trebuie respectate următoarele reguli:

ˇ        bărbatul este prezentat femeii;

ˇ        persoana mai tânără este prezentată celei mai in vârstă;

ˇ        persoana cu gradul inferior este prezentată celei cu grad superior .

Persoana care face prezentările se adresează cu formula: „îmi permiteţi să vă prezint pe…”. Dacă persoana recomandată are mai multe titluri, se pronunţă numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soţi de către celălalt se spune simplu: „soţul meu” sau „soţia mea”. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul şi doamna Ionescu sau domnul Ionescu şi doamna, începându-se întotdeauna cu soţul. Formule ca „încântat”, „sunt fericit de a vă fi întâlnit / cunoscut” se folosesc în mod curent.

Deşi în practica noastră nu se obişnuieşte autoprezentarea, în tot mai multe ţări ea este cunoscută în rândul oficialităţilor şi în corpul diplomatic. În astfel de ocazii trebuie să se evite ca la autoprezentare să se adauge, în afară de nume, apelative „domnul” sau „doamna …”, adăugându-se, eventual, funcţia sau calitatea. În unele situaţii prezentarea sau autoprezentarea este urmată de schimbul cărţilor de vizită.

Unele excepţii de la regulile de prezentare:

ˇ        fata tânără va fi ea prezentată unui bărbat în vârstă şi nu invers;

Dacă se prezintă o personalitate politică sau bine cunoscută în viaţa publica se va pronunţa numai titlul acesteia nu şi numele; ex. „domnul preşedinte ” etc.

D. Conversaţia

Orice reuniune sau acţiune protocolară, oricât de atent ar fi pregătită, riscă să devină plictisitoare în lipsa unor conversaţii interesante şi utile. Pentru crearea unei atmosfere plăcute, gazda trebuie să se gândească la alegerea oaspeţilor, astfel încât între aceştia să existe anumite puncte de contact, fie prin faptul că lucrează în aceleaşi domenii de activitate sau în domenii care au contingenţă între ele, fie prin formaţia lor intelectuală.

Organizarea acestor acţiuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie să devină instrumente de muncă, să constituie un element principal al activităţii diplomatice, o componentă principală a muncii de informare şi de relaţii.

Arta conversaţiei nu poate fi însuşită după anumite formule. Pentru desfăşurarea unei conversaţii plăcute şi mai ales utile muncii de informare se cer o bună pregătire politică şi profesională, cunoştinţe variate de cultură generală, tact, atenţie, politeţe şi alte asemenea însuşiri pe care diplomaţii trebuie să le posede şi care pot fi obţinute printr-o muncă stăruitoare, permanentă de pregătire multilaterală.

În ceea ce priveşte atitudinea în timpul unei conversaţii, de obicei se spune că nu este frumos „să pari nici mai inteligent şi nici mai instruit decât interlocutorul tău”. În timpul unei conversaţii, diplomatul trebuie să aibă o atitudine corectă, însă degajată, să fie plăcut în conversaţie şi să o canalizeze în problemele care îl interesează. Desigur, respectul opiniei personale obligă pe oricine să asculte cu politeţe tezele interlocutorului său. Aceasta nu înseamnă că nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil să se intervină însă într-o formă politicoasă, dar fermă, în explicarea poziţiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod eronat. Acest lucru trebuie făcut cu calm şi tact, astfel încât modul în care se susţine o părere contrarie să nu se facă de pe o poziţie de superioritate ostentativă sau persiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamaţii de felul: „nu aveţi dreptate!”, „ce eroare!” etc.

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strănutul zgomotos în timpul conversaţiilor, acestea făcându-se cât mai discret posibil şi întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o parte faţă de interlocutor.

La o masă este recomandabil ca diplomatul să se întreţină cu partenerul din dreapta şi din stânga sa şi să evite, pe cât posibil, discuţiile cu partenerii îndepărtaţi. La recepţii, cocktailuri este recomandabil să se circule printre invitaţi, să nu se evite conversaţia cu străinii, iar reprezentanţii din cadrul aceloraşi ministere sau ambasade să nu se adune în grupuri.

E. Convorbirea telefonică

Telefonul este un mijloc important şi extrem de util în rezolvarea sarcinilor profesionale curente, cât şi în menţinerea legăturilor fireşti între cunoscuţi, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesită respectarea unor anumite reguli de care este indicat să se ţină seama. În acest sens, trebuie cunoscută în primul rând necesitatea de a se face prezentările de rigoare, iar în al doilea rând, în cazul secretarelor, cum se face o legătură telefonică. Prezentarea trebuie să se facă indicându-se numai numele apelantului (fără apelativul domnul…), precum şi instituţia la care lucrează, evitându-se de obicei să se indice şi funcţia.

În situaţia când legătura telefonică a fost făcută prin secretariat, apelantul trebuie să aştepte la telefon legătura cu persoana căutată. Tot în cazul legăturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara să nu facă imediat legătura, ci să procedeze în prealabil la identificarea persoanei care solicită convorbirea şi să ceară asentimentul celui chemat, întrucât anumite raţiuni pot impune ca o convorbire sau alta să nu aibă loc atunci când este solicitată.

În cazul unei convorbiri oficiale care comportă o anumită importanţă este bine să se identifice persoana care o recepţionează, ţinând seama de obligaţia de a întocmi nota telefonică. Pe nota transmisă se va preciza data, ora şi numele persoanei care a recepţionat comunicarea. În cazul transmiterii unei comunicări de o deosebită importanţă, nu este greşit şi nici nepoliticos să se ceară citirea, pentru controlul exactităţii, a notei transmise.

F. Reguli ce urmează a fi respectate cu prilejul unor acţiuni protocolare (mese, recepţii, cocktailuri).

Ţinuta şi comportarea lucrătorului diplomatic în timpul acţiunilor protocolare menţionate prezintă o deosebită importanţă.

Ţinuta şi comportarea în timpul unei mese

Ţinuta vestimentară va fi cea indicată în invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu există, se va îmbrăca un costum adecvat ocaziei respective.

Ţinuta fizica trebuie să fie degajată, nu forţată. Picioarele se ţin normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se ţin pe masă. În timpul mesei numai capul poate să fie puţin aplecat deasupra marginei mesei şi nicidecum umerii sau întregul bust. În mod normal ducerea mâncării la gură se execută cu antebraţul şi mâinile fără a antrena mişcarea braţului şi a umerilor.

La începutul mesei, şervetul se pune desfăcut pe genunchi. El nu se va prinde în răscroiala hainei, în decolteu sau de gât. Ştersul gurii cu şervetul se va face în mod cât mai discret posibil. La terminarea mesei, şervetul nu se pliază la loc, ci se strânge şi se pune lângă farfurie. Nu se mănâncă în grabă sau nervos. Gestul de a ţine degetul mic în sus când se bea sau se mănâncă nu este recomandabil. Lingura şi cuţitul se folosesc numai cu mâna dreaptă. Furculiţa se ţine însă cu mâna stângă când, în acelaşi timp, se foloseşte şi cuţitul. Dacă se foloseşte numai furculiţa, ea poate fi ţinută în mâna dreaptă. În cazul stângacilor adaptarea se face discret pe măsura desfăşurării mesei, fără schimbarea ostentativă a tacâmurilor. În timp ce se mănâncă, tacâmurile se ţin uşor deasupra farfuriei, fără a le ridica cu vârful în sus sau a gesticula cu ele. Când se bea, tacâmurile se pun pe farfurie, încrucişate sau unul lângă altul, cuţitul în partea dreaptă iar furculiţa cu dinţii în sus. După terminarea fiecărui fel de mâncare, furculiţa şi cuţitul se pun în prealabil pe farfurie, în aceeaşi poziţie: furculiţa va avea însă, de astă dată, dinţii în jos. Este nepoliticos să se mănânce direct de pe cuţit. Când se scapă un tacâm pe jos, se ridică, se pune pe marginea mesei şi se cere altul. În timpul mesei se vor evita zgomotele inutile şi dizgraţioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacâmurilor, scobirea în dinţi etc.

De asemenea pieptănatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semn de bună creştere. Controlul ţinutei trebuie făcut înaintea intrării în sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor „poftă bună”. Supele şi băuturile se servesc de către ospătar din partea dreaptă, în timp ce restul felurilor de mâncare se servesc din partea stângă.

Serviciul începe cu femeia care ocupă locul de onoare la dreapta gazdei bărbat, ultima servită fiind gazda femeie; apoi se trece la bărbaţi, începându-se cu bărbatul care ocupă locul din dreapta gazdei femeie şi terminând cu gazda bărbat. Semnalul de începere a mesei îl dă gazda femeie, invitând oaspeţii să servească. Bărbatul gazdă invită oaspeţii pentru servirea băuturii. Ridicarea de la masă va fi făcută la semnul dat de gazda femeie, după ce s-a asigurat însă că toţi invitaţii au terminat de mâncat.

Toastul se rosteşte, de obicei, la desert. Sunt cazuri însă când acesta este rostit şi la începutul mesei. Într-o asemenea situaţie trebuie să se asigure că băutura alcoolică să fie deja turnată în pahare. Nu se toastează cu băuturi nealcoolice. Paharul cu care se toastează se ridică până la nivelul feţei. Dacă în timpul toastului bărbaţii se ridică de pe scaune, femeile pot rămâne jos. Ele se vor ridica numai după un toast oficial, împreună cu bărbaţii.

Organizarea unei mese-bufet se obişnuieşte foarte des, mai ales când există interesul de a se invita un număr mai mare de persoane. În acest caz, mâncărurile (bufetul) se aranjează pe mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeţii se servesc singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare, caz în care este nevoie de mai multă dexteritate, întrucât cu mâna stângă se va ţine farfuria şi se va mânca cu mâna dreaptă, folosirea cuţitului fiind foarte anevoioasă. Dacă este loc, se mai poate mânca aşezând farfuria pe masa de bufet sau pe mese alăturate special amenajate în acest scop.

Cocktailurile şi recepţiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de ospătari, care circulă printre invitaţi, cu platourile de mâncare şi băutură, fie prin instalarea unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeţii servindu-se singuri, sau cu ajutorul câtorva ospătari.

G. Fumatul

În această problemă, o primă regulă de politeţe impune ca nefumătorii să nu fie stingheriţi de către fumători. Se recomandă ca un bărbat să nu fumeze în apropierea unei femei, un tânăr lângă o persoană mai în vârstă, un funcţionar în faţa sau lângă superiorul său, dacă ştie că toţi aceştia nu suportă fumul de ţigară. În asemenea împrejurări, întrebarea „îmi permiteţi să fumez?”, mai ales când este însoţită de gestul de a scoate ţigara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasată, deoarece interlocutorului îi va fi greu să răspundă negativ. Abţinerea de a fuma, în asemenea situaţii, este cea mai bună soluţie. De asemenea, trebuie avute în vedere şi alte câteva reguli esenţiale:

ˇ       nu se salută cu ţigara în gură;

ˇ       nu se vorbeşte cu ţigara sau pipa în colţul gurii şi nu se ţine ţigara permanent în gură pufăind din ea;

ˇ       nu se intră cu ţigara sau pipa aprinsă în locuinţa unde eşti invitat sau în biroul superiorilor în grad.

Se recomandă ca femeile să nu fumeze pe stradă sau dacă fumează să nu dea fumul pe nas. În societate bărbatul oferă foc mai întâi femeilor şi apoi bărbaţilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal să ofere foc bărbaţilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de ţigară este absolut obligatorie. Este inadmisibil să se folosească la întâmplare oricare vas drept scrumieră. Gazda nu va începe să fumeze înainte de a oferi ţigări invitaţilor săi; invitaţii nu vor fuma înainte de a cere permisiunea gazdei. La o masă oficială nu se fumează decât din momentul când sunt oferite ţigări de către gazdă, de obicei nu înainte de a se trece la felul principal de mâncare, respectiv la friptură.

H. Ţinuta vestimentară

În activitatea de relaţii cu publicul, ţinuta vestimentară are o deosebită importanţă. Regula de etichetă vestimentară cere o îmbrăcăminte corectă, în plină armonie cu conformaţia corpului şi împrejurările în care este purtată. În aceasta constă şi adevărata eleganţă. A fi elegant nu înseamnă preocuparea exclusivă pentru numărul şi preţul toaletelor, copierea fidelă a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bună calitate şi o croială corespunzătoare, capabile să răspundă unor nevoi cât mai variate şi fără a se demoda prea repede. La bărbaţi accesoriile au mare importanţă. Se cere: o cămaşă curată şi bine călcată, o cravată discretă, asortată, ca şi încălţămintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile şi desenul materialului ca şi croiala rochiei trebuie să fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decât să-şi evidenţieze şi mai mult paloarea dacă se va îmbrăca în culori galbene sau verzi. O femeie corpolentă şi de statură mică nu va purta o rochie plisată sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croială scurtă, după cum o femeie înaltă nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obţinerea unei note de mai multă eleganţă, ci dimpotrivă.

Ţinuta de zi sau ţinuta de oraş (se foloseşte dimineaţa şi după-amiaza)

La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de oraş, pot fi oferite următoarele sugestii:

Pentru femei:

ˇ       rochie scurtă de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale şi culori potrivite sezonului (ziua nu se îmbracă rochii din materiale lucioase – lamé sau dantelă);

ˇ       mănuşi simple şi pălărie, asortate cu îmbrăcămintea;

ˇ       accesorii discrete;

ˇ       poşeta obişnuită de o culoare asortată cu îmbrăcămintea;

ˇ       pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortată cu îmbrăcămintea (nu se recomandă pantofi din piele lucioasă);

ˇ       palton, pardesiu sau haină de blană, după sezon.

Pentru bărbaţi:

ˇ        costum (haină şi pantaloni) de aceeaşi culoare (nu prea închisă), de croială obişnuită;

ˇ        cămaşă albă sau cu dungi de culoare asortată la costum;

ˇ        cravată, ciorapi şi pantofi asortaţi la culoarea costumului;

ˇ        mănuşi numai când se poartă şi pălărie;

ˇ        palton sau pardesiu, numai când este cazul.

Unele precizări:

ˇ        costumul „uni” se poartă cu cămaşă „uni” şi cravată cu dungi discrete;

ˇ       la cămaşă în dungi se poartă şi cravată „uni”;

ˇ       cravată modernă, înflorată sau cu diferite modele geometrice, trebuie să fie aleasă cu multă grijă;

ˇ       culoarea ciorapilor se asortează cu cea a cravatei;

ˇ       nu se poartă cravată la cămaşă cu mânecă scurtă;

ˇ       toamna, iarna şi primăvara se vor purta mănuşi din piele, în circumstanţele care impun eleganţă.

Ţinuta de seară sau ţinuta de culoare închisă

La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de culoare închisă, se recomandă:

Pentru femei

ˇ       rochie de seară din mătase, lamé, dantelă, lână, jersé etc., de obicei de lungime obişnuită sau dacă moda impune, mai lungă;

ˇ       mănuşi din piele sau mătase, scurte (la rochie cu mâneci) sau lungi -3/4 (la rochie fără mâneci);

ˇ       bijuterii de preţ, dar discrete şi în număr redus;

ˇ       poşetă de dimensiuni mici din piele, mătase sau materiale lucioase (paiete, mărgele etc.), de culoare asortată cu îmbrăcămintea;

ˇ       pantofi din piele lucioasă sau mată şi ciorapi din mătase sau dantelă, în culori asortate cu îmbrăcămintea;

ˇ       în sezonul rece, palton, pardesiu sau haină de blană de culoare închisă.

ˇ       Aceasta este ţinuta vestimentară recomandată pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepţii, gale de film, spectacole teatrale etc., însă în oraş poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecţionat din materiale de bună calitate şi cusut cu mult gust. Nu se recomandă folosirea pantofilor cu tocul înalt la ţinuta cu pantaloni.

Pentru bărbaţi

ˇ       costum de culoare neagră sau închisă, cu pantaloni şi vestă de aceeaşi culoare (stofă uni sau cu dungi discrete din acelaşi fir);

ˇ       cămaşă albă;

ˇ       cravată argintie sau asortată la culoarea costumului;

ˇ       ciorapi negri;

ˇ       mănuşi, când se poartă şi pălărie;

ˇ       pantalon sau pardesiu când este cazul (totdeauna cu mănuşi).

Ţinuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomandă următoarea ţinută vestimentară:

Pentru femei

ˇ        îmbrăcăminte de sezon, de culoare neagră;

ˇ        ciorapi negri subţiri;

ˇ        poşetă neagră;

ˇ        pantofi negri;

ˇ        batistă albă, îndoliată;

ˇ        pălărie şi mănuşi de culoare neagră;

ˇ        palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagră, în funcţie de anotimp.

Pentru bărbaţi

La înmormântări:

ˇ        costum de culoare neagră;

ˇ        cămaşă albă;

ˇ        cravată, ciorapi şi pantofi de culoare neagră;

ˇ        palton, pardesiu, fulgarin, mănuşi şi pălărie de culoare neagră (în funcţie de anotimp);

ˇ        fular alb, de mătase.

b) La prezentarea de condoleanţe – haină neagră sau ţinută de culoare închisă. La prezentarea de condoleanţe se recomandă haină neagră, dar nu este obligatorie.

c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomandă folosirea ţinutei de culoare închisă.

Ţinuta de ceremonie sau ţinuta specială

În practica internaţională, ţinuta variază de la o ţară la alta, observându-se tendinţa de renunţare la îmbrăcămintea clasică de mare ceremonie şi anume; smoking, jachetă şi frac. În ultimul timp, în multe ţări, la ceremoniile de mare fast se foloseşte costumul negru sau închis.

De regulă la acţiunile cu caracter diplomatic, trebuie respectată ţinuta indicată pe invitaţie. În cazul când nu există o asemenea precizare, se va folosi îmbrăcămintea corespunzătoare practicii locale pentru toate acţiunile prevăzute în programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaşterea dinainte a practicii locale în vederea confecţionării din timp a veştmintelor necesare.

De reţinut:

ˇ        dacă bărbatul este îmbrăcat în smoking, partenera va purta rochie scurtă, fără mâneci, fără pălărie şi mănuşi (în unele ţări, la mesele care au loc la ore târzii se indică rochie lungă);

ˇ        dacă bărbatul este îmbrăcat în jachetă (de obicei, la vizite oficiale în cursul zilei), partenera va purta rochie scurtă cu pălărie şi mănuşi;

ˇ        dacă bărbatul este îmbrăcat în frac, partenera va purta rochie lungă, fără mâneci şi cu mănuşi lungi.

Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la acţiunile protocolare, vizite, mese, recepţii, cocktailuri, ceaiuri etc., să se poarte îmbrăcămintea indicată în program sau pe cartea de invitaţie. În lipsa unei asemenea precizări, se poate ţine cont de următoarele recomandări:

Portul mănuşilor

Purtatul mănuşilor depinde de obiceiurile locale. Pe stradă însă, bărbatul îşi va scoate mănuşa din mâna dreaptă pentru a saluta. Femeile nu-şi scot mănuşile decât dacă întâlnirea este fixată dinainte. În interior, bărbatul nu intră cu mâna dreapta în mănuşă. Este preferabil ca ea să se scoată înainte de a suna la uşă. Mănuşile se scot în restaurant şi într-o sală de dans, dar ele se pot purta în tren, la sport şi pentru condusul maşinii. La bal, la teatru, ca şi la toate manifestările publice care au loc în interior, bărbaţii îşi vor scoate mănuşile, în timp ce femeile – dacă doresc – pot să le păstreze. La o invitaţie la masă, nu se intră în sufragerie cu mănuşile în mână. Când se îmbracă pardesiul, mantoul, paltonul, mănuşile sunt obligatorii.

Alte reguli de etichetă:

ˇ        Pe stradă – prioritatea de trecere este următoarea: femeia trece înaintea bărbatului, cel mai în vârstă înaintea celui mai tânăr, gradul superior înaintea celui inferior.

ˇ        Iniţiativa de a intra in discuţie aparţine femeii, celui mai în vârstă sau mai mare în grad (cu excepţia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente şi importante pentru interlocutori).

ˇ        La urcarea în mijloacele de transport public se dă întâietate femeilor, persoanelor mai în vârstă şi superiorilor în grad. La coborâre se procedează invers: bărbatul sau persoana mai tânără coboară primul şi ajută apoi femeile sau pe cei mai in vârstă.

ˇ        În cazul unei deplasări cu maşina, locul de onoare este la spate în dreapta banchetei, după care urmează cel din stânga, iar locul trei, în faţă, lângă şofer. În cazul când două femei şi un bărbat sau doua femei şi doi bărbaţi se află împreună, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârstă stând la dreapta, iar a bărbaţilor în faţă.

ˇ        Dacă doi bărbaţi însoţesc o femeie, cel mai in vârstă sau superior în grad stă pe bancheta din spate, la stânga femeii, iar al doilea bărbat în faţă.

Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepţiilor şi întâlnirilor prieteneşti

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepţiilor şi întâlnirilor prieteneşti

 

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea şi participarea la mese, unde sunt invitaţi oaspeţi străini şi personalităţi locale, a încetat să mai fie o simplă acţiune de curtoazie, protocolară devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puţin oficial în care se desfăşoară, poate permite atât realizarea unor contacte mai strânse între participanţi, cât şi discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de muncă.

Reuşita unor astfel de mese, atingerea scopului urmărit, depind atât de oportunitatea acţiunii şi de alegerea oaspeţilor, cât şi de priceperea şi tactul cu care gazda invită, primeşte şi se ocupă de invitaţi.

a) Oportunitatea organizării meselor

În general, organizarea meselor diplomatice trebuie să urmărească un obiectiv precis, să constituie o acţiune de muncă, care să contribuie la susţinerea şi dezvoltarea activităţii organizatorului, la lărgirea şi întărirea contactelor cu persoanele invitate.

b) Alegerea invitaţilor

Alegerea invitaţilor, ca nivel şi număr, este determinată de:

ˇ           importanţa persoanei sau delegaţiei în cinstea căreia este oferită masa;

ˇ           scopul care se urmăreşte;

ˇ           nivelul la care are loc acţiunea respectivă.

Practica a demonstrat că pentru reuşita unei acţiuni de acest fel este necesar să existe un echilibru între nivelul şi numărul oaspeţilor străini invitaţi şi cel al reprezentanţilor gazdei, astfel ca participanţii să poată găsi subiecte de discuţie de interes comun.

La alegerea invitaţilor se va avea în vedere ca participanţii să se poată înţelege între ei într-o limbă de circulaţie internaţională, accesibilă tuturor. Oaspetele care nu cunoaşte nici o limbă de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă este dorită în mod deosebit, va fi invitat cu translatorul său.

c) Trimiterea invitaţiilor

Transmiterea şi primirea invitaţiilor reprezintă primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel că modul în care se derulează acest moment va contribui sau nu la reuşita acţiunii. Transmiterea invitaţiilor se face după ce în prealabil, persoanele care urmează a fi invitate au fost consultate asupra datei şi posibilităţii de participare. Menţionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaţia este un semn de respect şi consideraţie faţă de cel invitat.

Textul invitaţiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa şi va fi adresată persoanei şi nu funcţiei celui invitat. În măsura în care uzanţele locale prevăd, pe invitaţii va fi indicată şi ţinuta dorită la acţiune. În cazul protocolului românesc se foloseşte, în special, „ţinuta de oraş”, la dejun şi „haina de culoare închisă”, pentru dineu. În funcţie de nivelul şi importanţa care se acorda mesei, haina închisă poate fi folosită şi pentru dejun. Practica internaţională prevede pentru acest gen de acţiuni:

ˇ           „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oraş

ˇ           „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare închisă

ˇ           „cravate noire” – „black tie” – smoking.

Pe invitaţiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în colţul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaţiile transmise fără consultarea celui invitat vor purta menţiunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, răspunsul la invitaţie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de neparticipare, să invite o alta persona. Este recomandabil ca răspunsul să fie dat printr-o formulă care să includă mulţumiri pentru invitaţie şi precizarea că se va putea sau nu onora invitaţia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masă de o altă persoană, fără încunoştiinţarea şi asentimentul prealabil al gazdei.

Este important ca invitaţia să ajungă la destinatar cu cel puţin 10-14 zile înaintea acţiunii.

d) Plasamentul la masă

Locul de onoare este aşezat totdeauna pe latura care oferă, în funcţie de încăpere, privirii ocupantului fie uşa de intrare, fie fereastra dacă uşa este laterală, fie, în cazul în care şi uşa şi fereastra sunt aşezate lateral, perspectiva cea mai largă.

Plasamentul se face întotdeauna după ce a fost stabilită ordinea de precădere, atât a bărbaţilor cât şi a femeilor. Ordinea de precădere se face ţinând cont de funcţie. La nivel de reprezentare egal, vechimea în funcţie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza cărora se poate realiza ordinea de precădere. Femeile văduve sau divorţate au precădere – în principiu – asupra celor necăsătorite, atunci când nu au funcţie.

Pentru a înlesni identificarea locului la masă al fiecărui invitat, se vor folosi cartonaşe dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numărul invitaţilor este mare, pentru a se evita circulaţia în jurul mesei pentru identificarea plasamentului la masă, se foloseşte al doilea rând de cartonaşe pe care este schiţat planul general al mesei şi este marcat locul invitatului. În funcţie de numărul participanţilor şi formatul mesei, poate fi alcătuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeţilor. Se pot avea în vedere şi soluţii combinate, de plasament la masa în formă de potcoavă cu mese rotunde sau dreptunghiulare, în funcţie de nivelul participării la acţiuni şi numărul invitaţilor. În situaţia când la o masă se invită o persoană cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urmă poate ceda locul său acesteia. În caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este un celibatar sau soţia este absentă, se obişnuieşte ca locul de onoare din faţa gazdei să fie oferit soţiei invitatului cu gradul cel mai mare. Când se doreşte să se acorde oaspetelui de onoare (necăsătorit sau a cărei soţie este absentă) o atenţie deosebită, locul de onoare va fi cel din faţa soţiei gazdei. În acest caz, gazda-bărbat se aşează fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai politicos. În funcţie de nivelul la care are loc acţiunea, în situaţia în care există, locul translatorului poate fi: în spatele gazdei sau la masă, în stânga ei.

Masa Bufet

Se organizează când există interesul de a se invita un număr mai mare de persoane. Mâncărurile vor fi aşezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeţii se servesc singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare în acelaşi salon sau saloane alăturate, unde se pot aranja grupuri de măsuţe, pe care se aşează farfurii şi tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corectă şi cu gust a mesei creează o ambianţă plăcută şi uşurează atât serviciul ospătarilor, cât şi consumul mâncărurilor pregătite[1].

ˇ        Scaunele trebuie aranjate la distanţe potrivite: să nu fie prea aproape pentru ca vecinii să se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor şi nici prea depărtate încât discuţiile să fie stânjenite.

ˇ        Faţa de masă clasică este albă sau cu desene discrete de aceeaşi culoare (damasc). Înainte de a fi folosită, este indicat să fie controlată dacă este perfect curată şi recent călcată, astfel încât pliurile să nu împiedice aranjarea mesei. În cazul când sunt necesare mai multe feţe de masă (ceea ce trebuie evitat în măsura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor să se facă pe o linie cât mai puţin perceptibilă. Sub faţa de masă se întinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bună fixare a tacâmurilor şi, totodată, fereşte masa de pete.

ˇ        În ultimul timp, se folosesc în mod curent feţe mici de masă, individuale, făcute dintr-o pânză fină, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori. Feţele de masă individuale se folosesc numai când gazda dispune de o masă din lemn de calitate superioară şi perfect lustruită.

ˇ        Şerveţelele se aranjează în diferite forme, pliate în formă dreptunghiulară sau triunghiulară, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui în formă triunghiulară, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât să mascheze feliile de pâine sau chifle.

ˇ        Tacâmurile folosite la o masă oficială trebuie să fie de calitate bună, de preferinţă din argint sau argintărie. Gazda are obligaţia să le controleze înaintea fiecărei mese, spre a se încredinţa că sunt curate şi în bună stare. Nu este nimic mai neplăcut decât ca, în timpul unei mese, vreunui invitat  să-i cadă, de exemplu, mânerul cuţitului sau ca acesta să nu taie. De regulă, fiecare fel de mâncare se mănâncă cu tacâm separat. De aceea şi tacâmurile se aranjează în ordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iată, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

–              la dreapta farfuriei: lingura de supă, cuţitul de peşte, cuţitul de carne;

–              la stânga farfuriei: furculiţa de peşte şi cea de carne;

–              în faţa paharelor: furculiţa, cuţitul şi linguriţa de desert.

–              lamele cuţitelor vor fi întotdeauna îndreptate spre farfurie.

ˇ        Paharele se aranjează în faţa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numărul lor depinzând de cel al băuturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi două feluri de vin şi şampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru apă. Dacă aperitivul se serveşte direct la masă, se pune în plus păhărelul de ţuică (sau altă băutură)care, de obicei, se umple înainte de aşezarea oaspeţilor la masă. Paharele de lichior sau coniac se pun pe masă odată cu cafeaua sau puţin mai înainte.

ˇ        Masa se aranjează, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele două rânduri de tacâmuri. Ornamentul cel mai practic constă într-un aranjament de diferite flori cu tijele tăiate scurt, puse într-o vază joasă, astfel încât oaspeţii plasaţi faţa în faţă să se poată vedea cu uşurinţă. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjează fructe de sezon, bomboniere, precum şi diferite bibelouri de calitate superioară. Buchete mai mari de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ˇ        Ca piese accesorii, la o masă mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, muştar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la masă se serveşte peşte sau fructe care necesită folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a sâmburilor, se obişnuieşte ca în dreptul fiecărui invitat să se pună câte un bol cu apă, în care oaspeţii îşi vor putea clăti degetele. În apă se pot pune petale de flori, felii de lămâie etc.

f) Meniul

Meniul va fi întocmit în funcţie de oaspeţi şi sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei şi felul în care este servită. Se vor evita mesele prea încărcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat să se servească, în afara desertului, mai mult de două feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabileşte un meniu mai uşor. În general, nu se serveşte decât un singur fel de mâncare din carne. Numai la banchete se poate introduce şi al doilea fel. Alegerea desertului se face în funcţie de restul meniului: un desert mai uşor (salată de fructe, îngheţată), dacă celelalte feluri de mâncare au fost mai grele şi un desert mai consistent (tort, plăcintă etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salată), fie după acesta, dacă masa nu a fost prea încărcată.

Vinurile se aleg după componenţa meniului. La o masă nu se vor servi mai mult de două feluri de vin (alb, roşu) şi un vin dulce, desert sau şampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servită la masă sau într-un salon separat. Dacă se serveşte separat, după terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitând oaspeţii în salonul respectiv.

Unele reguli de etichetă referitoare la acţiunile protocolare enunţate

În cazul când şeful unei instituţii oferă o masă cu un număr mai mare de oaspeţi, este bine ca cel puţin unul dintre colaboratori să fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dacă vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator să întâmpine oaspeţii la ieşirea din vestiar, ajutându-i să ia cunoştinţă de plasamentul la masa. Acesta se face pe o placă specială, de obicei confecţionată din piele sau material plastic, în care se introduc bucăţi mici de carton, pe care se scrie numele fiecărui invitat, aranjate în jurul unei piese, de forma mesei, montată în mijlocul plăcii;

Sosirea la masă cu punctualitate trebuie respectată cu stricteţe, pe de o parte având în vedere că se pot servi unele mâncăruri fixe care se pregătesc „la minut”, pe de altă parte, pentru a evita ca ceilalţi invitaţi să aştepte pe cel întârziat. Pentru preîntâmpinarea unor asemenea situaţii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicată pe invitaţie să se servească drink-uri şi mici aperitive, în picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între toţi participanţii la masă.

Ţinuta la o masă este cea indicată pe invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu există, în funcţie de anotimp şi ora mesei, se va îmbrăca un costum corespunzător, care poate fi de culoare mai deschisă la prânz şi în orice caz de culoare închisă seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice masă, bărbaţii îmbracă însă cămaşă albă, cu pantofi şi ciorapi asortaţi culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grijă ca între ciorapi şi cravată să nu fie un contrast izbitor. La o masă de prânz, femeile pot îmbrăca o rochie simplă de zi, bine croită şi potrivită vârstei – în privinţa modelului şi culorii. La o masa de seară (dineu) se va prefera o rochie de mătase sau lână, mai închisă, cu croială simplă. Rochia de seară (de obicei mai lungă, dintr-un material închis şi mai greu) nu se poartă decât atunci când bărbatul este în smoking sau frac. Portul pălăriei la prânz este uzual, chiar la o rochie de stradă. De asemenea, în special la o masă de seară, se obişnuieşte să se poarte mănuşi. Lungimea şi culoarea acestora depind de croiala rochiei şi de gustul personal.

Când ospătarul anunţă că masa este servită, gazda-bărbat invită pe soţia oaspetelui principal şi o conduce la locul ei. Gazda-femeie invită pe oaspetele de onoare să între în sufragerie, dar ea trece după intrarea tuturor oaspeţilor. La sfârşitul mesei, gazda-femeie se ridică şi iese prima din sufragerie.

Înainte de invitarea la masă, gazda va avea grija să recomande între ei pe oaspeţii care nu se cunosc.

Servitul mesei începe întotdeauna cu oaspeţii-femei, în ordinea de precădere a acestora şi continuă apoi cu bărbaţii, astfel încât gazda-soţie va fi servită ultima dintre femei, iar gazda-soţ ultimul dintre bărbaţi.

Se va controla cu grijă îmbrăcămintea ospătarilor, ea trebuind să fie curată şi de aceeaşi croială. De asemenea, ospătarii vor fi instruiţi cu privire la ordinea în care vor fi serviţi oaspeţii şi la comportarea în timpul mesei (să nu fie zgomotoşi, să nu servească sau să circule în timpul toasturilor, decât dacă este necesar să umple paharele etc.).

Cei ce stau împreună la aceeaşi masă au obligaţia de a discuta între ei. A proceda altfel înseamnă o totală lipsă de politeţe. În cazul când doi oaspeţi plasaţi unul lângă altul nu se cunosc, bărbatul poate arăta vecinei sale cartea lui de vizită, din dreptul tacâmului, spunând: „Numele meu, al dv.?” sau numai „numele meu”, în timp ce se uită spre cartea de vizită a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care ospătarii servesc oaspeţii cu ţigări. În cazul când ţigările sunt pe masă, de obicei nu se fumează înainte de a se trece la ultimul fel de mâncare (carne) sau până când gazda nu face o invitaţie în acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei dă semnalul de plecare, părăseşte locuinţa gazdei, în mod obişnuit, după 1/2-1 oră de la terminarea mesei. Bineînţeles, în această privinţă nu există o regulă fixă, plecarea oaspetelui principal fiind în funcţie şi de alte elemente ca: atmosfera existentă şi natura discuţiilor care se poartă, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. În cazul când unii invitaţi au obligaţii care nu le permit să aştepte plecarea invitatului principal, vor putea părăsi locuinţa, scuzându-se atât faţă de acesta, cât şi faţă de gazdă.

B. Organizarea cocktailurilor şi recepţiilor

Cocktail-urile şi recepţiile se organizează în diferite împrejurări ca: ziua naţională, prezenţa în ţară a unei delegaţii străine etc. În general, cocktailurile se organizează în ocazii mai puţin oficiale şi au loc după-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepţiile au un caracter mai oficial, în cinstea unei delegaţii de înalt nivel etc., ele având loc mai ales seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaţii se menţionează, de obicei, ocazia cu care se oferă cocktailul sau recepţia respectivă. Oaspeţii vor fi salutaţi, la sosire şi plecare, de către gazdă şi soţia sa şi, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebită trebuie să se acorde atenţiei faţă de oaspeţi, urmărindu-se ca gazdele să se întreţină cu cât mai mulţi oaspeţi şi în special cu personalităţile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul să le abordeze în ziua respectivă să fie pregătite cu multă grijă, indicându-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele şi cui anume, astfel încât aceleiaşi persoane să nu i se ridice probleme similare de către diferiţi membri ai instituţiei.

C. Ceaiuri şi întâlniri prieteneşti

Ceaiurile sunt acţiuni protocolare organizate, fără o ocazie deosebită, cu scopul de a se crea o ambianţă propice unor discuţii amicale. Ceaiurile se organizează fie dimineaţa între orele 10.30-11.30 sau după-amiaza, începând cu orele 16.00 până la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolată, iar în încheiere diferite sucuri.

---

Definitions of Negociation Strategy and Style

STRATEGIES

Distributive Negotiation -      Claiming all the profit or the maximum share for oneself - winning it all
Integrative Negotiation-       Creating value (expanding the pie) and finding solutions that best meets the needs of all or most parties - especially over time
Mixed-Motive Negotiation - Expanding the pie and meeting the needs of all or most parties as much as possible and then claiming an appropriate share - or while claiming an appropriate share



STYLE TYPOLOGY

Competitive Style - To try to gain all there is to gain 

Accommodative Style -  To be willing to yield all there is to yield
Avoiding Style - To try to stay out of negotiation
Compromising Style - To try to split the difference or find an intermediate point according to some principle
Collaborative Style - To try to find the maximum possible gain for both parties - by careful exploration of the interests of all the parties - and often by enlarging the pie.

Corespondența Diplomatică

Un rol deosebit în relaţiile internaţionale între state îl ocupă corespondenţa diplomatică. La întocmirea acesteia, care rămâne ca document diplomatic, emitentul trebuie să pornească de la sarcinile concrete, obiectivele pe care le urmăreşte în transpunerea în viaţă a politicii externe a statului său. Emitentul trebuie, de asemenea, să cunoască importanţa problemei pe care vrea s-o abordeze în documentul respectiv, istoria problemei, stadiul său de soluţionare, aspectele sale juridice. În funcţie de aceste considerente, emitentul decide asupra genului de document diplomatic: scrisoare de acreditare, notă verbală, nota semnată, scrisoarea personală, aide-memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. Ele se deosebesc între ele prin importanţă, destinaţie, formulări protocolare. Stilul corespondenţei diplomatice este mult mai sobru şi mai reverenţios. Modul de transmitere este, în general, curieratul şi are întotdeauna forma scrisă în original şi presupune semnătura olografă.

Corespondenţa diplomatică are menirea să completeze demersurile diplomatice verbale şi să fixeze, cu precizie, poziţiile exprimate de părţi, în evoluţia actuală a diplomaţiei remarcându-se, tot mai evident, tendinţa de a se înlocui activitatea orală cu demersul scris, conform dictonului latinesc „verba volant, scnpta manent”.

În ceea ce priveşte caracterul convenţional al limbajului diplomatic, atunci când corespondenţa se poartă între guverne, ministere de externe, misiuni diplomatice, există coduri al căror mesaj este în general cunoscut. Astfel, într-o scrisoare la acest nivel, expresia „nu putem rămâne indiferenţi” trebuie citită „vom interveni în mod sigur”, formularea „privim cu îngrijorare” înseamnă „vom adopta o linie fermă”, cuvintele „vom reconsidera cu atenţie poziţia noastră” trebuie înţelese în sensul „suntem pe cale de a adopta o poziţie ostilă”, declaraţia „avem rezerve în ce priveşte…” semnifică „nu vom permite…”, formula „vom fi obligaţi să luăm în considerare propriile noastre interese” are sensul „examinăm posibilitatea ruperii relaţiilor” ş.a.

Sus-amintitele demersuri scrise sunt cunoscute în literatura de specialitate sub denumirea generică de note diplomatice. Acestea pot fi de mai multe feluri, şi anume:

- Nota verbală este cea mai utilizată formă scrisă de comunicare diplomatică, întocmită la persoana a III-a, pe o hârtie cu antet, ea poartă un număr şi data întocmirii, însă nu este semnată, ci doar parafată având sigiliul Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei de la care emană. La redactare, se folosesc, atât la introducere, cât şi la încheiere, formule consacrate de curtoazie, după cum urmează: „Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X prezintă salutul sau complimentele sale Ambasadei X / Ministerului Y şi are onoarea de a-i comunica /transmite / solicita…” După expunerea conţinutului, nota se încheie cu formula: „Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X foloseşte acest prilej pentru a reînnoi Ambasadei X / Ministerului Y asigurarea înaltei sale consideraţii”, în cazul anunţării decesului unei înalte personalităţi, nota va fi redactată pe o hârtie cu antetul ambasadei având un chenar negru ;

- Nota semnată, scrisă pe hârtie cu antet, are un caracter mai solemn decât nota verbală. Este, în fapt, o scrisoare redactată la persoana I-a sau a III-a şi se adresează personal ministrului afacerilor externe sau unui şef de misiune diplomatică, fiind semnată de emitent, începe cu formula „Domnule Ministru” sau„Domnule Ambasador “şi se încheie cu formula de curtoazie „Vă rog sa primiţi, Domnule Ministru / Domnule Ambasador, asigurarea înaltei mele consideraţiuni”.Se foloseşte pentru comunicări cărora statul trimiţător le acordă o importanţă deosebită;

- Nota personală are forma unei scrisori redactate la persoana I-a, scrisă pe o hârtie cu antet. Se foloseşte pentru anunţarea de către un şef de misiune, nou sosit la post, că şi-a prezentat scrisorile de acreditare, precum şi de către şefii de misiune care îşi încetează activitatea şi fac cunoscut numele însărcinatului cu afaceri desemnat să asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se foloseşte, ca şi nota semnată, şi pentru alte comunicări considerate a fi foarte importante;

- Nota colectivă are un caracter deosebit de solemn. Se adresează Ministrului Afacerilor Externe al ţării de reşedinţă de către reprezentanţii diplomatici ai mai multor state din capitala respectivei ţări, exprimând punctul de vedere comun al acestora. Este semnată de către şefii misiunilor diplomatice de la care emană. În cazul în care Nota este din partea tuturor şefilor de misiuni diplomatice din capitala în cauză, ea poate fi semnată numai de către Decanul Corpului Diplomatic, cu precizarea că o face în numele acestuia, în acest ultim caz, Nota poate fi scrisă pe o hârtie cu antetul decanului;

- Nota circularăeste o comunicare, având conţinutul identic, adresată de M.A.E. tuturor misiunilor diplomatice străine acreditate în ţara respectivă, pentru a le aduce la cunoştinţă o dispoziţie legală, o măsură protocolară sau un alt fapt ce trebuie cunoscut de către misiunile diplomatice. Această formă de comunicare se foloseşte şi între misiunile diplomatice dintr-o capitală, pentru a-şi anunţa, în mod reciproc, sosirea sau plecarea definitivă de la post a membrilor personalului lor diplomatic, schimbarea adresei sau a telefonului cancelariei ori reşedinţa ambasadorului etc.

- Note simultanesau identice, scrise pe hârtie cu antet, sunt note separate, cu acelaşi conţinut, transmise unui stat sau unor state, din partea mai multor state, cu privire la o anumită problemă. Sunt folosite pentru a se sublinia identitatea de vederi a tuturor autorilor acestor note;

O categorie de note care nu se scrie pe hârtie cu antet este aide-memoire-ul Acesta nu poartă semnătură sau sigiliu, nu conţine nici o formulă de curtoazie, singurele elemente de identificare fiind data şi locul remiterii. Se poate înmâna în timpul unei audienţe, a unor negocieri s au convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate sau pentru a confirma declaraţii făcute verbal. Odată cu dezvoltarea societăţii, practicile de ceremonial s-au extins şi la domeniul activităţilor profane, respectiv exprimarea respectului faţă de acei membri ai comunităţi care erau mai curajoşi, mai puternici, a supunerii faţă de cei care deveneau conducători ori stăpâni.

Asemănător cu aide-memoire-ul, însă având un conţinut mult mai amplu, este memorandumul Redactat la persoana a III-a, pe o hârtie cu antet, nesemnat, fără număr, fără formule de curtoazie, este o notă în care sunt expuse fapte sau argumente în legătură cu una sau mai multe probleme, ori cu negocieri aflate în desfăşurare, urmărindu-se explicarea, justificarea poziţiei statului care îl trimite. Dacă nu este trimis ca un document independent, ci ca o anexă la o notă verbală sau personală, se redactează pe o hârtie simplă, fără antet.

O comunicare mai rar utilizată este ultimatumul. Redactat în formă de notă sau de memorandum, acesta conţine o cerere categorică, ce nu admite discuţii şi obiecţii, pe care o formulează un stat sau un reprezentant al acestuia la adresa unui alt stat, de a îndeplini o condiţie sau a rezolva o situaţie litigioasă, sub ameninţarea unor anumite consecinţe. Ultimatumul nu este sinonim cu o declaraţie de război, însă constituie un mijloc de presiune, de intimidare.

Vom reda mai jos câteva din formulele protocolare utilizate în următoarele situaţii: în momentul redactării adresei pe plic şi la începutul scrisorii (I), în formula de adresare (II), în formula finală (III):

Pentru Preşedintele unei ţări

I. Excelenţa Sa, Domnul (numele), Preşedinte al (numele ţării sau al republicii);

Sau

Domnul (numele) Preşedinte al (numele ţării sau al republicii).

II. Domnule Preşedinte;

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Preşedinte, expresia înaltei mele consideraţii;

Sau

O rog pe Excelenţa Voastră să agreeze expresia înaltei mele consideraţii.

Folosirea titlului de ,,Excelenţă” faţă de un şef de stat străin este facultativă. Acest titlu nu se foloseşte, de exemplu, pentru preşedintele Statelor Unite, nefiind utilizat în protocolul american, decât în cazul unui ambasador străin.

Pentru Primul-Ministru

I. Domnul (numele) Primul-Ministru al Guvernului (sau numele ţării);

II. Domnule Prim-Ministru,

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Prim-Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.

Pentru un ministru

I. Domnul (numele) Ministru al (numele ministerului);

II. Domnule Ministru,

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.

Pentru un deputat

I. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripţiei)

II. Domnule Deputat,

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Deputat, expresia……………..

Pentru un primar

I. Domnul (numele) Primar al (numele oraşului);

II. Domnule Primar,

III. Vă rog să agreaţi/primiţi, Domnule Primar,……….

Pentru un ambasador

I. Excelenţa Sa Domnul (numele), Ambasador al (numele ţării);

II. Domnule Ambasador;

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Ambasador, expresia……………

Sau

O rog pe Excelenţa Voastră să agreeze expresia înaltei mele consideraţii.

Visul lui e să devină ambasador. Vezi ce spune despre imaginea R. Moldova peste hotare

Andrei Enachi este un tânăr din R. Moldova, care de mic copil visează să devină ambasador. În acest sens, el a depus un mare efort activând în diverse structuri și organizații, în calitate de liant cu partenerii de peste hotare. A absolvit facultatea de Relații Internaționale la ULIM, iar masteratul - la USM. A absolvit școala Diplomatică din Estonia și activează în cadrul Serviciului de Relații Internaționale al Ministerului Tineretului și Sportului. Îi place joggingul și spune că „atunci când se va căsători și va pleca în misiuni diplomatice peste hotare, își va lua soția cu sine”.

Politik: Pentru început să discutăm despre recenta ta experiență la Tallin și aș dori să ne spui ce ai învățat de la estonieni? Ce consideri că ar putea Moldova împrumuta de la ei?

Andrei: Sunt foarte bucuros să revin acasă. Primul lucru pe care l-am învățat de la ei este managementul timpului, estonienii sunt experți în administrarea timpului, este o cunoaștere a valorii timpului. La ei nu se discută despre întârzieri la ședințe sau alte evenimente. Un alt lucru care mi-a plăcut la estonieni este că ei sunt foarte inteligenți, ei citesc mult și sunt la curent cu tot ce se întâmplă în lume. Îna celași timp, estonienii sunt foarte inovativi, ei aduc plus valoare în tot ceea ce fac și încearcă să vadă ceea ce alții nu văd. Am fost mirat să văd în Estonia că toate serviciile publice de stat sunt oferite online. Ei chiar glumesc pe marginea ascestui fapt: că unul din factori este faptul că afară e frig întotdeauna și oamenii tind să stea mai mult în case și să comunice online cu autoritățile.

Politik: Dar și în republica Moldova se implementează strategia de e-Guvernare, care urmează a fi finalizată către anii 2020.

Andrei: Da, e adevărat. Moldovenii ar putea prelua multe de la estonieni. Chiar recent discutam cu un grup de medici, care erau entuziasmați să afle despre experiența mea în Estonia și ei spuneau că odată cu implementarea noilor sisteme chiar și atitudinea față de pacienți se schimbă. În prezent se desfășoară mai multe proiecte moldo-estoniene în diverse domenii, prin intermediul cărora R. Moldova preia de la Estonia o experiență unică și foarte binevenită.

Politik: Care este imaginea R. Moldova peste hotare, inclusiv în Estonia, dar și în alte țări în care ai mai fost?

Andrei: societatea estoniană cunoaște despre Moldova din trecutul comun, pe care l-am avut în perioada sovietică. Dar în același timp, faptul că avem anumite rezultate în procesul de integrare europeană, ceea ce deja spune multe despre țara noastră.

Politik: Ei au careva stereotipuri față de moldoveni?

Andrei: Sigur (zâmbește). Unul ar fi că la noi peste tot crește viță de vie și că avem 365 de zile însorite pe an. Un alt stereotip este că cei mai gustoși pepeni roșii sunt în Moldova. Poate o fi corect, și ei uneori spun că ne invidiază că la noi pepenii roșii sunt atât de gustoși, dar la ei nu cresc.

Politik: Dar în alte țări în care ai călătorit, ce spun oamenii despre țara noastră?

Andrei: Am vizitat de mai multe ori Finlanda, vecina Estoniei. Ei au alocat în ultimii ani fonduri speciale, pentru ajutorarea R. Moldova în procesul său de integrare europeană. Ei văd cu ochi buni această aspirație a noastră către familia europeană și încearcă să ne ajute. Totodată, se simte o lipsă de brandind a Moldovei, o lipsă de poziționare, deoarece puțină lume ne cunoaște. La ei încă mai domină stereotipul din Uniune Sovietică despre R.Moldova, dar în același timp ei ne văd ca oameni inteligenți, căci sunt mulți studenți ai noștri care învață acolo, și prin comunitatea moldovenilor din Diasporă ei află despre cultura noastră. Dar nu este o impresie în masă, pe cînd la nivel național este absentă o imagine bine cunoscută a R. Moldova.

Politik: Este oare o cauză faptul că R. Moldova e o țară micuță?

Andrei: Nu desigur. Estonia este mai mică, dar ei știu să se implice în orice problemă globală, și să implice prin acțiune și proactivitate. Un exemplu ar fi atragerea turiștilor printr-o serie întreagă de campanii sociale. În acest sens ei au și un proiect „Prietenii Estoniei”, care în sărbătorile de iarnă au atras circa 1 mln de turiști. R. Moldova e o țară foarte frumoasă și deosebită. Respectiv noi ar trebui să apreciem ceea ce avem. Sunt sigur că nu fiecare dintre noi știe ce bogății și locuri frumoase sunt în Moldova. Și dacă cineva pleacă peste hotare, ei nu-și promovează la nivelul cuvenit țara. Noi am putea avea proiecte sociale în acest sens, să valorificăm potențialul turistic al țării noastre, dar atât timp cât nu știm să le apreciem, păstrăm și chiar să cunoaștem, aceste locații deosebite din Moldova vor fi uitate și neînsemnate pentru turiști.

Dar noi putem face acest lucru prin cultura noastră. Chiar pot spune că în acest an, fiind student la Școala Diplomatică din Estonia, am participat la cel mai frumos „Mărțișor” din viața mea. Chiar dacă afară era cel mai mare ger estonian și zăpadă multă, am simțit căldură în suflet, un fior de primăvară și am invitat unii colegi internaționali de-ai mei să participe la această sărbătoare. A fost foarte frumos și unii participanți au plecat acasă cu impresii frumoase despre Moldova și cu o dorință de a o descoperi.

Politik: Ai absolvit facultatea de relații internaționale, activezi în cadrul Departamentului de Relații Internaționale al Ministerului Tineretului și Sportului și ai declarat într-un interviu că-ți dorești să devii ambasador. De ce consideri tu că ai fi un ambasador bun, de ce ambasador și nu altceva?

Andrei: Ideea cu ambasadorul a fost una încă din copilărie și am făcut facultatea respectivă, am fost membru activ în organizația internațională AIESEC și am condus un Centru de Cooperare Internațională din ULIM. Pe parcursul anilor de studii am cunoscut foarte mulți ambasadori, printre care și foarte mulți mi-au devenit prieteni. Atunci când particip în cadrul evenimentelor organizate de Corpul Diplomatic, mă simt ca printre ai mei. Vorbind despre această profesie, pot să spun că Ambasadorii sunt cei care își iubesc țara, sunt oameni selecți, onești și cu o cultură înaltă, sunt dintre cei cu care te poți mândri, care aduc un plus valoare țării lor peste hotarele ei.

Politik: Dar în care țară ai dori să fii ambasador?

Andrei: Cred că în țările mai aproape de istoria și cultura noastră, țările latine sau Grecia, pentru că-mi este aproape această cultură, istorie și limbă. Dar în același timp mi-ar plăcea și alte țări, cred că nu țara, cât pregătirea este importantă. Într-o discuție cu Victor Guzun, ambasadorul R. Moldova în Estonia, am fost întrebat când voi deveni ambasador. Eu am răspuns că „la timpul potrivit”, pentru că e nevoie de un vast bagaj de cunoștințe, de o anumită experiență în acest domeniu.

Politik: Totuși îți dai seama că ambasadorii sunt numiți pe criterii politice. Pe cât de mult ești gata să te implici în activitatea vreunui partid?

Andrei: Pentru a deveni ambasador, eu în fiecare zi încerc să-mi dezvolt anumite calități. Cred că opțiunea de a te implica politic și de a susține o formațiune politică e o decizie matură, care va urma și în cazul meu în viitorul apropiat. În același timp, cred că primordial va fi reprezentarea țării, iar cei care vor vedea o valoare și ca fiind un profesionist în domeniu, voi găsi puncte comune și cu elita politică, mă voi regăsi în această postură importantă pentru țara mea.

Politik: Ce lucruri pozitive sau care negative le-ai observat la diplomații noștri?

Andrei: În primul rând salut inițiativele pozitive ale autorităților și anume în ultimul timp se pune un accent tot mai mare pe diplomații de carieră. Un ambasador trebuie să fie profesionist în ceea ce face și în ultimul timp am observat că, calitatea lucrului și rezultatele obținute în cadrul misiunilor diplomatice au crescut considerabil, precum și procedura de selecție a fost îmbunătățită. Se observă și deficiențe, privind finanțarea acestora, dar carența este una dificil de rezolvat, deoarece criza financiară nu permit R. Moldova să aloce resurse financiare mai mari în acest sens.

Politik: Tu personal ai fost implicat în activități diplomatice? Ce impresii ai avut?

Andrei: Odată cu începutul studiilor mele în Estonia, m-am implicat în diverse evenimente culturale și sociale. Am încercat să fiu pro-activ și sociabil, ceea ce mi-a permis să devin un bun prieten cu diplomații de rang înalt, ambasadorii acreditați în Estonia. Într-o vizită a ministrului de Externe al Greciei în Estonia, am adresat întrebări în limba greacă și în engleză, ceea ce l-a bucurat și mai târziu m-a implicat în diverse evenimente ale ambasadei. O istorioară asemănătoare mi s-a întâmplat și cu ambasadorul Letoniei, care este și Decanul corpului diplomatic din Estonia, care l-a fel m-a implicat în diverse activități, unde am cunoscut și mai mulți diplomați. Astfel, pot să menționez că mă simt în largul meu atunci, când sunt printre ambasadori și diplomați.

Politik: Andrei, îți mulțumim pentru interviu și îți dorim multe succese în continuare!

Andrei: Și eu vă Mulțumesc 

Autor: Cristina Vlah                                                                                                    Sursa: Politik.md